"אני מתה לנסוע לשבוע העיצוב במילנו", אמרה לי לקוחה, מעצבת מוכשרת. "אבל אני פשוט לא מסוגלת לעזוב את העבודה שלי לרגע. אני בעומס שיא. פשוט קורסת". היא לקחה שלוק מהקפה והמשיכה: "כשחטפתי שפעת לפני חודש, לא יכולתי להרשות לעצמי לשכב במיטה אפילו חצי יום. עבדתי כל הזמן. ועוד לחשוב, זה הרי העסק שלי! טוב, תשמעי, אני חייבת לרוץ, בדיוק קיבלתי מייל דחוף מלקוח".
המעצבת המוכשרת שלי לא לבד. אני מכירה לא מעט עסקים שהם מגדירים את עצמם כ-One man show (או כמובן One woman show). מדובר בעסקים שהם עסק של אדם אחד, שבדרך כלל עושה משהו מאד טוב: מפיק אירועים, אדריכל או כותב תוכן.
איך קורה שהעסק שלנו נמצא בפלונטר שיצרנו בעצמנו
אם אתה עושה משהו טוב, אין ספק שהלקוחות הקיימים ממליצים עליך, לקוחות חדשים מתדפקים לך על הדלת וכמעט תמיד לא חסרה עבודה, אבל מגיע שלב מסוים, שלמרות ההצלחה המסחררת, מרגישים גם קושי מסוים.
העומס בעבודה גורם לך להשקיע בה את רוב זמנך הפנוי, ימים ארוכים וסופי שבוע. התחייבויות ללקוחות ודדליינים הופכים אותך מבעל עסק עצמאי לשכיר של עצמך ועוד בתנאים הכי תובעניים שיש: אף אחד לא יכול להחליף אותך, גם אם תרצה לצאת לחופשה של יום-יומיים, קל וחומר אם מדובר במחלה או חופשת לידה למשל.
המסקנה הראשונה במצב כזה היא להחליט שצריך לגדול. לגייס אנשים שיעזרו לך בניהול של העסק. למשל, להעסיק מנהלת שיווק שתתאם פגישות ותתפעל את הנכסים הדיגיטליים או עוזר אדמיניסטרטיבי שיעשה סדר בניירת ויכין חומר להגשה לרו"ח. וברור, שאינטואיטיבית, הבחירה תהיה באנשים מנוסים שיודעים לעשות את עבודתם, כדי לתפקד באופן עצמאי.
וכאן מתחילה הבעיה: ידע וניסיון זה נהדר, אבל אליהם מתלוות לרוב שיטות עבודה קודמות שהושרשו, שהבן אדם רגיל לעבוד לפיהן, ההרגלים שצבר במשך שנים של עבודה במקומות שונים. כל אלה יכולים בקלות להתנגש עם הרוח הכללית של העסק שלך.
לשיטת הגדלת עסק זו אני קוראת "טלאי על טלאי". כביכול, יש לך מערכת מתפקדת, אבל אין בה אחידות, בעלי התפקיד והמחלקות השונות לא מתקשרים ביניהם באותה שפה. משהו צולע וזה עדיין דורש ממך המון זמן השקעה, אפילו יותר מאשר קודם, ועלול להקשות על החיים במקום להקל עליהם.
מה עושים? לחשוב גדול מההתחלה!
אם בכוונתכם לייצר חברה או עסק שלא תלויים רק בכם, כדאי לחשוב כמו יזמים כבר מההתחלה. לא משנה באיזה תחום עיסוק אתם פועלים, צריך לתכנן ולבנות מערכת מהמשלב הראשון.
יזמים בונים מערכות שמייצרות שירות / מוצר מעולים גם בלעדיהם.
אגב, זה לא חייב להיות עסק בתחילת הדרך, זה בהחלט יכול להיות גם עסק שקיים תקופה מסוימת, אבל כמובן, שינוי דרך מצריך גם שינוי חשיבה ועבודה עצמית לא מעטה.
ובכן, מהו התהליך היזמי לצמיחה של העסק?
בשלב הראשון – חשוב להגדיר את החזון של העסק. להחליט מההתחלה לאיזה גודל אני רוצה שהוא יגדל, לאיזה כיוון, מה יהיו תחומי העיסוק שלו. תמונת החזון הברורה בעוד חמש שנים תכלול את התשובות לשאלות האלה, היא גם תגדיר מהתפקידים שהיזם עצמו ירצה למלא בעסק שלו, מה המוצרים שהעסק ייצר ואיזה שירותים יספק, והכי חשוב – מהם הסטנדרטים לפיהם העסק יפעל.
בסופו של דבר, מדובר בתהליך מאד מורכב שדורש ממך לפרק את הכישרון שלך, את היכולות שלך ליחידות מוחשיות ולבנות מזה מערכת שתייצר מוצר / שירות באותה רמה כמו שהיית מייצר בעצמך. המוצר יהיה אותו מוצר, הסטנדרט יהיה אותו סטנדרט, אבל לך תהיה אפשרות לקפוץ לחופשה לפריז או לקפוץ לירושלים לארוחת בוקר בשוק מחנה יהודה.
הגדרת המוצר / השירות חייבת להיות ברורה עד הפרטים הקטנים ביותר: הערך שהוא נותן, מיהו קהל היעד, מהן העלויות, כיצד יהיה ארוז ועד לצורה והצבע של הפפיון על האריזה או חתימה על המייל שנשלח לקוח. כל אלה מהווים סוג של תו תקן עצמי.
אחרי הגדרנו את המערכת לפרטי פרטים, מתחילים לכתוב את הנהלים, הנהלים הם הדלק שמאפשר למערכת שלנו לעבוד. זו תוכנית פעולה מפורטת, סוג של מדריך למשתמש, שכולל הכל: תבניות של הצעות מחיר, טפסים "הכר את הלקוח", מתכונים (אם אנחנו מדברים על מאפייה, למשל), תסריטי שיחות מכירה, כללי עבודה עם ספקים ועוד. עד הפרטים הקטנים ביותר, כי כידוע, הם אלה שקובעים את הכל.
בכתיבת הנהלים אסור להשאיר שום דבר בחוץ, כמובן מאליו. גם אם זה משהו שמאד מובן לך, כי עשית את זה כל יום, זה יכול להיות לא מובן לאנשים שיפעלו לפי הנהלים האלה. לכן, כדי לוודא ששום דבר לא נשכח, כדאי מאד להשקיע גם בבקרת איכות: סימולציה של תהליך צעד אחרי צעד, תוך כדי היצמדות לנהלים, כדי להבין אם עדיין יש מקומות "חורקים" או "שטחים מתים" שלא לקחת בחשבון.
הנה, הגענו לשלב האחרון בהחלט, שהוא גם השלב הראשון להקמת העסק היזמי שלך: גיוס עובדים. הפעם, במקום להתמקד בניסיון וידע, אני ממליצה לבחור אנשים לפי קריטריונים של חזון, ערכים דומים ותשוקה. כך אפשר להבטיח לעצמך שהעסק היזמי שלך יעבוד כמו שצריך, מונע על ידי מוטיבציה וערכים משותפים, עם הקפדה על הנהלים ושאיפה להצלחה וצמיחה.
וכשזה יקרה, זה הרגע הנכון להזמין את הטיסה המיוחלת למילאנו