תמלול ריאיון שערכתי את עו"ד לימור עוזרי, בעלת עסק עצמאי כעשרים שנה, אשר מלווה חברות ועסקים בתחום המסחרי. שמנו דגש על הדברים החשובים ביותר לבעלי עסקים מבחינה עסקית כגון: הסכמים עם ספקים, לקוחות ועובדים. בנוסף טיפים אותם מאוד חשוב לדעת, כדי לא לסכן את העסק.
לימור ואני עובדות יחדיו בשיתוף פעולה לאורך שנים בהנאה מרובה ונמצאת כאן היום כדי לשפוך אור על הצד המשפטי בניהול עסק.
לימור ספרי לי מהזוית שלך מה את עושה ביומיום שלך?
היום נתמקד בכל מה שקשור לרגע לפני שפותחים עסק. פעמים רבות מגיעים אליי אנשים דווקא כאשר העסק פעיל ומתנהל באופן בעייתי. במרבית הפעמים דבר זה נובע מהתנהלות לקויה בניהול העסק בטרם הוקם – ברגע המקדמי.
לכן מה שאני מציעה ומייעצת, אחרי ניסיון של 20 שנים הוא: רגע לפני שאתם פותחים עסק, רגע לפני שאתם מגשימים את החלום (הרי עסק הוא הרבה יותר מנישואין. כשפותחים עסק משקיעים בו את כל ההון שצברתם ליצירת החלום.
אז רגע, שנייה לפני אני מציעה לבדוק כמה דברים חשובים כגון: רישיון עסק, הסכם שכירות, מה נדרש מבחינת ביטחונות, הסכמי התקשרות עם ספקים, הסכם עבודה עם עובדים ובכלל מה המשמעות בהעסקת עובדים, שותפויות.
ישנן סוגיות רבות שחשוב שכל אדם שרוצה להקים עסק ולנהל אותו בצורה מיטבית ידע ובכך אני מאמינה שיוכל לחסוך לעצמו אלפי שקלים של טעויות, מחלוקות וסכסוכים.
בעיקר ראש שקט ותחושת ביטחון – שקט נפשי חשוב יותר מהכול
האבסורד הגדול הוא שלאנשים שפותחים עסק הכול נראה יפה וורוד ובפועל דווקא בשותפויות עם חבר טוב או בן משפחה נוצרות הבעיות הקשות ביותר.
בואי נתחיל...
הדבר הראשון שבעל עסק צריך לבדוק ברגע שנוצר הרעיון של העסק הוא האם נדרש רישיון עסק ומה צריך עבורו. ישנן שתי אפשרויות לבדוק את הנושא:
א. לא מספיק לפנות רק לעו"ד, ישנם יועצים לרישיון עסק שבודקים את העסק ומגישים דו"ח מסודר.
ב. לגשת באופן עצמאי למחלקת הרישוי בעירייה, לבדוק האם נדרש לעסק שלך רישיון ולהגיש טפסים מקוונים בנושא.
המושג רישיון עסק טומן בחובו דברים רבים. לדוגמה: היה לי עסק שהגיע אליי בהיסטריה. הם פתחו מסעדה, חתמו על הסכם שכירות ורק כשהיו בסיום השיפוצים נזכרו ללכת לבדוק מה הם התנאים לקבלת רישיון לעסק. הסתבר שהשטח שלו אינו מתאים, שהמטבח שלו אינו מתאים. הם הגיעו להפרת הסכם רק בגלל שלא בדק לפני כן מה התנאים לניהול העסק.
לסיכום צעד ראשון: ברגע שיודעים שרוצים לפתוח עסק, פונים לאתר העירייה או מתקשרים למוקד השירות ואומרים: "אני עומד/ת לפתוח עסק ...... מה נדרש מבחינתכם?
בנוסף לרישיון עסק, פעמים רבות יש צורך באישור כיבוי אש ובאישור משרד הבריאות. מחירי ספרינקלרים שנדרשים לאישור כיבוי אש יכולים להגיע לעשרות אלפי שקלים וזהו רכיב שאינו נלקח בחשבון בתכנית העסקית, כאשר עושים את שיפוץ העסק. בעסקים קטנים דבר כזה עלול למוטט את העסק בטרם התחיל. לכן ישנה חשיבות רבה בבדיקה פרוצידורלית ראשונית.
הדבר הבא הוא עריכת התכנית העסקית (פה את נכנסת לתמונה, חגית, בשיתוף הפעולה שלנו עם הלקוחות אני מכניסה אותך לתמונה). צריך להגדיר מה העסק שאתה רוצה, מה העלויות הנדרשות, מי הם הספקים, מי הם הלקוחות, האם צריך עובדים?
ברגע שמפרקים את זה צריך להתנהל נכון משפטית. לדוגמה: קבלן שיפוצים – אנשים חושבים שלא נדרש דבר לעסק מהסוג הזה כשבפועל צריך להכין מראש הסכם התקשרות מותאם ללקוח. מה תנאי העבודה שלך, שלבי ביצוע העבודה, מהם תנאי התשלום, מה קורה אם יש פיגור בתשלום, מה קורה אם יש פיגור בעבודה. כשיש הסכם התקשרות מובנה מראש, זה מונע הרבה מאוד בעיות בהמשך עם לקוחות. ולא הסכם פשוט שמורידים מהאינטרנט אלא הסכם שעורך עו"ד מומחה בתחום, אשר מכיר אותך באופן אישי ומלווה את פתיחת העסק שלך. הוא יודע ומכיר את רצונותיך ושאיפותיך ומה המטרה.
ברגע שדברים אלו ממופים, ניתן לבנות את הסכמי ההתקשרות המתאימים.
מה קורה כשמורידים טמפלייטים של חוזים מהאינטרנט? מה הבעייתיות בזה בעצם?
אתן לך דוגמה, יש לי לקוח בעל נכס עסקי אשר משכיר אותו לעסקים. הוא הוריד טמפלייט פשוט והחתים את השוכרים. בשלב מסוים השוכר לא שילם לו במועד והשאיר בנכס הרבה מאוד בעיות. בהסכם החתום לא היו ביטחונות או ערבים, לא הייתה אפילו ערבות בנקאית. היה רק צ'ק ביטחון של אותו שוכר. לצ'ק הזה אין שום ערך ללא ערבים חיצוניים להסכם. מאחר ולא היו לו את הביטחונות המתאימים נאלץ המשכיר להגיש הליך משפטי נגד השוכר ובסופו של דבר הייתה גם בעיית גבייה אשר כמעט הגיעה לחדלון פירעון וגרם למשכיר הפסד כספי גדול.
בהסכם יש צורך בפירוט אופן התשלום והפיצוי במידה ונגרם לבעל העסק נזק כתוצאה של אותה עסקה שגלגל הלאה.
הרבה מאוד אנשים חושבים שבפתיחת עסק קטן הם חוסכים כשאינם נעזרים בייעוץ משפטי ועסקי, אשר מבהיר להם מה נדרש על מנת לנהל עסק, כשבפועל בסופו של דבר הייעוץ המשפטי והעיסקי הם אלו שתורמים לרווח עתידי עצום.
הסכמי התקשרות מול לקוחות וספקים
לעיתים ספק עלול לא לספק את המוצרים במועד וכתוצאה מכך נוצרת הפרת הסכם מול לקוח. לכן יש צורך בסגירת מועדי הספקה מול הספק והלקוח בצורה מסונכרנת. במידה ונוצר עיכוב באספקה ידע הספק לפצות בסכום הפיצוי שנחתם מול הלקוח.
כלומר, הסכמים מסחריים חייבים להיות מסונכרנים אחד עם השני בין הספק, בעל העסק והלקוח.
הסכמים מסחריים אינם תלויים באופן עצמאי. כל הסכם שזור בהסכם האחר. כך נוכל לנהל את העסק שלנו בצורה מיטבית.
השלב הבא הוא חיפוש נכס
בד"כ יש צורך להשכיר נכס מסחרי קטן או גדול על מנת לנהל עסק. כאן מגיע הסכם השכירות.
לרוב המשכירים מורידים הסכם מהאינטרנט והשוכר חותם עליו בלנקו. בהסכם שכירות יש הרבה מאוד נקודות שחייבים לשים אליהם לב כבעלי עסק.
· לבדוק שהמקום אותו אנחנו משכירים מותאם לניהול עסק – ייעוד הנכס (ישנם נכסים שהייעוד שלהם הוא מסחרי כגון: אזורי תעשיה).
· יש צורך למדוד את השטחים שמתאימים לכם.
· לבדוק בהסכם את תקופת השכירות. לרוב בעלי הנכס משכירים לשנתיים - לא להיכנס בכלל למקום הזה. כי כאשר שוכרים נכס אנחנו בונים שם מוניטין ושם וברגע שבעל הנכס יבין שהתמקמנו שם הוא יוכל לעלות לנו את דמי השכירות. לכן מראש לקחת שכירות לתקופה ארוכה של שנתיים + שנה + שנה + שנה + שנה – חשוב לקחת חוזה לטווח ארוך עם נקודות יציאה אפשריות לפחות כל 12 חודשים. אני משתדלת החל מהשנה השלישית שתהיה לשוכר אפשרות יציאה בהתראה של 90 יום מראש. אז לא תלויים באף אחד וניתן לצאת בכל נקודת זמן.
פעמים רבות בעלי נכסים מאפשרים יציאה מהנכס בשני תנאים:
א. שהשוכר החדש יכנס לנעליו באותם תנאים.
ב. תחת הסכמתו ואישורו של בעל הנכס.
· יש צורך לבדוק בהסכם מה יהיה איתנו בתקופת האופצייה. לנסות לסגור את דמי השכירות (ולבטל את ההצמדה למדד). נהוגה העלאה של 5% בדמי השכירות אבל אפשר לנסות ולהגביל את ההעלאה בשכירות ללא יותר מ 3%. אם לא תציינו זאת אתם עלולים להיות בבעיה. בעל הנכס יוכל לדרוש מכם גם 10% העלאה ולא תהיה לכם ברירה ותאלצו לפנות את הנכס. (כשדמי השכירות החודשיים גבוהים העלייה יכולה להיות פעם בשנתיים או שלוש).
בשלב מו"מ אני נכנסת לתמונה כדי להשיג את התנאים המיטביים מבחינת דמי/תנאי
השכירות הנוכחיים והעתידיים. המשכיר חייב ייעוץ מקדים והדרכה משפטית מעו"ד כדי לדעת
לנהל מו"מ ולדעת מה לדרוש . אין לעו"ד מה לעשות אחרי שההסכם חתום אלא רק לאחות
את השברים. אם מגיעים לייעוץ רגע לפני ניתן לקבל תנאים הרבה יותר טובים לניהול העסק
שלנו.
· ביטחונות – צריך לשים לב ולהימנע מלתת ערבות בנקאית . אם אין ברירה אז לתת את הערבות הבנקאית הנמוכה ביותר. תבדקו מה נדרש מכם כי ניתן לממש ערבות בנקאית בנקל. עדיף ערבים או כתב ערבות.
· ברגע שחותמים על הסכם:
א. להוציא נסח טאבו ולוודא שהאדם שחותם מולכם הוא אכן בעל הנכס.
ב. אם בעל הנכס זו חברה יש לבקש פרוטוקול זכויות חתימה ולוודא מי מורשה החתימה ע"י החברה – הוא שרשאי לחתום על חוזה השכירות.
הסכמי עבודה
חלק מבעלי העסקים מתחילים לנהל עסק ללא עובדים וחלקם נדרשים להעסיק עובד או שניים. ניהול לא נכון של עובדים יכול לגרום לתביעות בגובה עשרות אלפי שקלים, לכן חשוב להתייעץ עם עו"ד כדי לדעת מה הזכויות שמגיעות לעובדים, מה החובות שלכם כלפי העובדים, איך מנהלים את תלוש השכר.
הרבה פעמים בעלי עסקים טועים ומתייעצים עם רו"ח
רו"ח לא יודע הרבה נקודות מהחוק שעו"ד יודע. דוגמה בסיסית: רכיבי שכר – בעל עסק סוגר שכר של 10,000 ₪ לעובד עם 20 שעות נוספות בחודש.
בתלוש השכר יופיע שכר יסוד 10,000 ₪ ללא הפרדה של השעות הנוספות – מה שאומר שהעובד יכול לטעון בבית המשפט שלא קיבל שכר עבור השעות הנוספות, יבקש אקסטרא מעל הסכום שהוא קיבל ובצדק.
כשמעסיקים עובד אנחנו מחויבים לתת לו הודעה על תנאי ההעסקה שלו. חוקית העובד לא חייב לחתום על זה, אבל חייבים להיות שם כל התנאים: התחייבויות העובד בתפקיד, שכר, שעות עבודה, שעות נוספות.
בנוסף יש צורך להחתים על תנאים סוציאליים ועל הפרשות לפנסיה שמגיעים לעובד – להקפיד להחתים עובד על הצהרה אם יש לו קרן פנסיה או לא כדי לדעת ממתי בעצם צריך לבצע הפרשות לעובד.
למרות שאין חובה בחוק להחתים את העובד על תנאי העסקתו, חשוב מאוד להחתים אותו על הסכם עבודה מסודר כדי להימנע מבעיות התגוננות מול עובד שטוען שלא קיבלת את ההודעה הזו.
מי שאינו נותן הודעה לעובד על תנאי העסקתו בתחילת העבודה יכול להיות צפוי לקנס ל עד 15,000 ₪
חוק אי תחרות
אי תחרות זו פסיקה, כלומר אי אפשר להגביל עובדים שלא יעבדו בשום מקום אחר כי זה המקצוע שלהם ומקור פרנסתם.
מתי ניתן להגביל את העובד בחופש העיסוק?
בתפקיד בו אדם מרוויח שכר מאוד גבוה ובסיום העסקתו מוגדרים פיצויים גבוהים על מנת שלא יעבוד במקום אחר במשך חצי שנה. אם בכל זאת יעבוד במקום אחר במהלך הזמן הזה יכול להיות שבית הדין לעבודה יקבל את ההגבלה של חופש העיסוק. לא ניתן להחתים עובד באופן אוטומטי על הגבלה כזו.
הסכם סודיות
אם למעסיק יש סודות מסחריים כגון: פטנטים, רשימת לקוחות, הצעות מחיר, תשלומים, תמורה.
והחתים את העובד בתחילת העסקתו שהוא מתחייב לשמור על סודיות ולא להעביר מידע. כשהעובד יעבור לעבוד אצל מעסיק אחר – אם יעביר לו, נניח, רשימת לקוחות או סודות עסקיים אחרים הוא יוכל לגרום לנזק גדול מאוד למעסיק הקודם.
במקרה כזה יש עניין למעסיק לממש את סעיף הסודיות.
החוק מחמיר מאוד עם מעסיקים כי הוא מעוניין לדאוג לאדם הפשוט – השכירים ששלמו את התשלומים באופן סדיר.
עלות מעביד עבור עובד הינה 30% מערך השכר (עלויות נוספות)
אין בעיה לשנות את תנאי העבודה בהמשך ההעסקה, אבל צריך לקבל את הסכמת העובד.
לסיכום יש הרבה מאוד הליכים שבעל עסק רוצה לעשות או צריך לעשות שאם היו מתבצעים בייעוץ מקדים והליך נכון היו יכולים להימנע מתביעות.
אני מאמינה בבדק עסק שנתי. כך אני מנהלת עסקים שאני מלווה. פעם בשנה בודקים את כל ההסכמים ורואים אם יש צורך בשינויים או התאמות למצב חדש. זה כולל הסכמי התקשרות עם לקוחות, ספקים ואפילו עם עובדים – אם רואים שיש שינויים בתנאים כגון: בונוסים, קרן השתלמות, שינויי שכר, דברים אלו חייבים להיות מתועדים.
בנוסף מחייבת לבדוק עם סוכן הביטוח את ההפרשות הפנסיוניות כי יש הרבה מאוד תביעות בנושא הזה. הרבה מאוד פעמים יש חוסר התאמה בין מה שיורד בתלוש לבין ההפרשות בקופה.
אם מעסיק מפריש סכום מהתלוש ולא מעביר לקרן הפנסיה זו נחשבת עבירה פלילית, לכן חשוב לבדוק את הנושא פעם בשנה דרך סוכן הביטוח.
ביטוחים
חייבים ללכת ליועץ ביטוחי עסקי ולא לסוכן ביטוח רגיל – יש ביניהם הבדל כי יועץ ביטוחי עסקי צריך לבדוק ולהתאים לך את העסק לביטוחים שאתה חייב לעשות ויכסו אותך. זו אחריות מקצועית.
חוות מעבידים, ביטוח תכולה/מוצרים, ביטוח הובלה, שיפוצים, נזיקין.
לדוגמה שיפוצים: עשיתם שיפוץ בעסק ולפני שהתחלתם לא עשיתם את הביטוחים המתאימים, אחד העובדים נפגע ומה יעשה אם אין לכם ביטוח? יתבע אתכם באופן אישי.
לכן חייבים לבדוק הכל בשלב המקדים לפני שפותחים את העסק.
עסק אי קומרס – שמתנהל דרך אתר אינטרנט
עו"ד צריך לעבור על כל הנהלים שמופיעים שם. זו התאמה אחרת לחלוטין משום שהתקנון והאחריות חייבים להיות משפטיים כדי תתהיה מוגן. שהרי גם הלקוח חותם על התקנון והאחריות – אלו התאמות מול הלקוח והספקים.
כמו כן השם והמוניטין שצוברים – חשוב לרכוש דומיין, לרכוש סימן מסחרי ולבדוק שאין שם זהה לשם שבחרתם ולוודא שהשם מוגן.
הרבה מאוד פעמים פותחים עסקים בשותפויות. ישנה חשיבות גדולה מאוד בהסכם מפורט וברור דווקא בסיטואציה הזו. כאשר צד שלישי ומקצועי יודע לשאול את כל השאלות ולהציף את כל הסוגיות
שיכולות להיות אח"כ מאוד בעייתיות בסופו של דבר זה משפר את מערך היחסים בין השותפים ומיצר חזון משותף.
שני טיפים חשובים
כשבעל עסק מקבל את הליווי והייעוץ הנכונים הוא יכול להגיע לתוצאות הרבה יותר טובות ובסופו של דבר חוסך לעצמו הרבה מאוד כסף.
לכן:
· אם אתה לפני פתיחת עסק לך ליועץ עסקי שיעשה לך תכנית עסקית. תשכור עו"ד שינהל לך את כל הארסנל המשפטי, יבנה לך הסכמים מסחריים, יעשה בדיקות מקדימיות וכמובן יבדוק הסכמי שכירות והסכמים מול עובדים.
· אם אתה עסק קיים, תעשה את בדק העסק אחת לשנה – גם אם לא עשית עד עתה.
כשאתה פועל נכון מבחינה עסקית מסחרית ומבחינת אסטרטגיה עסקית ומשפטית זה מנוע לצמיחה עסקית.
עו"ד לימור עוזרי https://ozery-law.co.il/