מה שלא נמדד לא מנוהל

“If you can't measure it, you can't manage it" -Peter Drucker

אמר פיטר דרוקר, מי שנחשב אבי תורת הניהול המודרני, והביא בשורה חדשנית בזמנו לארגונים גדולים, בשורה שאפשרה להם לנהל תהליכי צמיחה עסקית טוב יותר וחכם יותר- ולהגדיל משמעותית את הצלחתם בכל הפרמטרים.

אמת היא אמת היא אמת. אותה אמת תקיפה גם לעסקים קטנים. במיוחד היום. הרבה מההצלחה האפשרית של העסק מסתתרת במספרים ודוחות ונמצאת ממש "מתחת לפנס".

עסק ללא תיעוד, ניתוח ויישום ללא שום ספק לא נמצא במלוא הפוטנציאל שלו. כמו שאומרים מורים ומורות, "יש לו פוטנציאל לא ממומש" והוא יכול בכמה פעולות פשוטות להגדיל משמעותית את ההצלחה שלו.

עבור בעלי עסקים רבים, להביא לתיעוד הנתונים זה החלק הקשה, יודעים שצריך, יודעים שחשוב אבל איכשהו תמיד יש משהו יותר חשוב לעשות - השוטף שוטף הכל.

לחוסר תיעוד ולמערכת יחסים לא קרובה עם הנתונים יש מחיר, לעיתים כבד מאוד.

המחיר יכול להיות הקצאת משאבים שאיננה יעילה – כפל בהוצאות, אי הגדרת תפקידים ברורה שגורמת לתהליכים מסורבלים או לא בהירים, מיקור חוץ של פעילויות שקל ואף כדאי לבצע בבית.

או, אולי יש מוצרים שכדאי יותר לשווק או לקוחות שעדיף לשים עליהם דגש, וביחס ישר, איפה אנחנו מקצים אנרגיה ומשאבים לריק. תיעוד, ניתוח ומעקב אחר הנתונים הנכונים בעסק מאפשר לשפוך אור ולהעלות מסקנות מעניינות ומפתיעות.

האמת המתגלה מתוך הנתונים מראה שלפעמים קל מאוד להגדיל ולהרחיב פעילות עסקית בצעדים מאוד פשוטים. למשל, להגדיר טוב יותר איזה מוצרים / שירותים מתאימים לאילו אוכלוסיות של לקוחות פוטנציאלים ואיך עדיף לפנות לכל סגמנט. לעיתים פשוט מגלים שהתמחור חוטא למציאות. או, אולי השיווק לוקה בחסר או ניהול פניות הלקוחות לא ממצה. כאשר הניתוח מתבצע באופן יסודי, ניתן לזהות היכן נמצא הפער ולתכנן איך להתגבר עליו.

מההיכרות הקטנה שלי עם המציאות היומיומית בעסקים, נושאים חשובים רבים אינם מנוהלים, אינם מתועדים ואינם נמדדים או נמצאים במעקב שוטף. ומה שלא נמדד לא מנוהל…לא מנוהל זה אומר אקראי, מבולגן.

בנוסף, לא נדיר שכלל לא ברור מה כדאי למדוד ואיך, ויותר מזה, מה עושים עם ממצאי המעקבים הללו.

יש לציין שהעשור הנוכחי שמאופיין בהתפתחות טכנולוגית מהירה, הביא אתו מערכות ואפליקציות שעוזרות לנו בצורה פשוטה לתעד נתונים ולקבל מידע על תהליכים שקורים בעסק. כלי המדידה לשיווק הדיגיטלי הנגישים ביותר נמצאים ברשתות החברתיות, אנחנו יכולים למדוד חשיפה של פוסט, עלות לקבלת פניה חדשה ולקבל מידע על מספר המבקרים באתר שלנו מדי יום בלחיצת כפתור. בנוסף, קיימים כלים טכנולוגיים פשוטים למדידה בכל תחומי העסק, כמות טלפונים נכנסים, משך הזמן שעובד מבצע משימה מסוימת- כל המידע העסקי כמעט נמצא במערכות ממוחשבות, צריך רק להחליט איזה מידע כדאי לשלוף ולנתח.

תיעוד המידע ולאחר מכן ניתוח שלו מאפשר לקבל החלטות חדות ומדויקות שלא מבוססות על "תחושת בטן" אלא על מידע מבוסס ומדויק של כלל התהליכים בעסק. עסקים קטנים ובינוניים לא יכולים להרשות לעצמם לא להיות מדויקים, אלוהים נמצא בפרטים הקטנים וגם הרווחיות.

מעבר לזה, לפעמים אין שום צורך לבצע ניתוח מעמיק, מספיק להסתכל על המספרים והתובנות והמסקנות פשוט קופצות אלינו בחיוך מאיר.

לא ראיתי מעולם עסק מבולגן מאוד שגם מצליח, ובאופן חד משמעי, עסקים שמנוהלים על בסיס מדדים המשקפים את תהליכי העבודה, מצליחים יותר מעסקים אחרים.

בעלי עסקים שנעזרים במדדים, ממוקדים יותר, מנהלים מתוך ידע ולא רק מאינטואיציה. הם מחוברים לנתונים, מעודכנים בזמן אמת לעיתים על תשומות ותפוקות העסק ומסבים את המשאבים בהתאם.

איזה נתונים כדאי לנתח?

נתוני המפתח בעסק או מפתחות הנתונים בעסק, נקראים בארגונים הגדולים KPI’s.

KPI

זה קיצור של Key Performance Indicator שזה שם למדדים שארגונים בוחרים על מנת למדוד את הביצועים וההישגים שלהם. הכוונה נתונים שאמורים לבטא את תהליכי המפתח לצמיחה. מאין לוח שעונים עסקי- דש בורד עם כל המדדים החשובים המספקים חיווי על ביצועי העסק.

יכול להיות שבעסק מסויים המדד הקובע יהיה כמות הלידים הנכנסים ובעסק אחר משך חיים ממוצע של לקוח או אחוז רווחיות מסך ההכנסה.

דוגמאות נוספות יכולות להיות: רווח ברוטו לפני מיסים, רווח נקי מלקוח/ מעסקה, אחוז סגירת עסקאות מקרה הצעות מחיר שהוצאנו, כמה עולה לנו לגייס לקוח חדש, כמות לקוחות פעילים/ משלמים בכל חודש, מספר רשומות ברשימת תפוצה, מספר עוקבים בדף אינסטגרם, אחוז צמיחה בהכנסות חודש מול חודש מקביל בשנה קודמת או מספר כניסות לאתר בחודש/ שבוע.

ולסיום, אחת הסיבות המרכזיות לכישלון (או אי-הצלחה) של עסקים היא אי-יכולתם ליישם את האסטרטגיה בה הם בחרו. לעיתים יש אסטרטגיה טובה, רק שיש קושי ביישומה.

איך מתרגמים את ההצהרות הכוללניות של האסטרטגיה הארגונית לפעילויות היומיומיות שעושים העובדים? איך דואגים שכל הפעילויות תבוצענה באופן מתואם, אשר מצטרף לכלל כוח משותף חזק המיישם את האסטרטגיה שנבחרה?

אחד הכלים אשר יכול לסייע רבות בכך הוא הקמת מערכת מדידה. תהליך המדידה יגזר מהאסטרטגיה הארגונית, כך שכל הפעילויות החשובות בעסק תקבלנה ביטוי בתהליך המדידה, וכך יהיה ברור בדיוק עד כמה כל עובד בעסק בכל תפקיד תורם ליישום האסטרטגיה הארגונית.

אחד מהרגלי ההצלחה הכי חשובים שכדאי לפתח כבעלי עסק הם תיעוד, שגרת מעקב, ניתוח ויישום מסקנות.

איך להתחיל? הנה כמה המלצות:

1. הגדירו 3-4 מדדים- אלו צריכים להיות מדדים שמהווים שיקוף למצב העסק עפ"י התוכנית העסקית שלכם.

2. הגדירו דוחות לתיעוד המידע - מה השדות שצריכים להיות בו, מי בעסק אמור לעדכן ובאיזו תדירות.

3. קבעו יעדים- אחוז שיפור או כמות

4. קבעו שגרות ניהול למעקב- באיזו תדירות אתם מקבלים את הנתונים ויושבים לנתח אותם

עסק ללא תיעוד, ניתוח ויישום ללא שום ספק לא נמצא במלוא הפוטנציאל שלו. כמו שאומרים מורים ומורות, "יש לו פוטנציאל לא ממומש" והוא יכול בכמה פעולות פשוטות להגדיל משמעותית את ההצלחה שלו.

צאו לדרך עוד היום, התחילו באותם דברים שאתם יודעים שכדאי להתחיל לתעד. אין מצב שאין לפחות אחד כזה.

צריכים עזרה? אני פה.

בהצלחה!

חגית