סדר בעסק

כמה חיכיתי לאביב, אף פעם לא הייתי חובבת חורף, הקור והגשם לא באים לי טוב.

ממש מתקשה למצוא את הקסם שבאפור. אוהבת אור שמש בהיר וחזק. החום של אוגוסט אשכרה עושה לי נעים וללכת יחפה עם מינימום בגדים זה החיים-

האביב כמבשר את התחלת ההתחממות זאת שמחה גדולה ממש.

אביב, התחדשות, פריחה, לבלוב, יציאה מתרדמת חורף לקראת משהו חדש. אהההה איזה מרגש!!

בכל מה שקשור לעשייה עסקית, אביב עסקי זו הזמנה להתחדשות, בריאה של מציאות חדשה, הוצאה לאור של רעיונות חדשים, יש פרץ של אנרגיה יזמית ופריחה של תוצאות מזרעים שנזרעו מזמן.

כמו לטבע, גם ללב ארבע עונות, ואני אומרת- גם לעסק.

החיבור המתבקש בין אביב, לניקיון וסדר הוא לא מקרי. פריחה, שגשוג, פרץ של אנרגיה צמיחה כל אלה קורים על קרקע פורייה של סדר וניקיון.

ניקיון במושגים עסקיים מבחינתי זו יצירת בהירות –

לגבי המקום בו העסק שלנו נמצא,

לגבי המקום אליו אנחנו רוצים שיגיע

ולגבי האופן שבו אנחנו רוצים להגיע אל היעדים שלנו.

כל אלה יכולים להתגבש כשיש סדר- סדר עסקי.

פעם שמעתי הרצאה של מנטור עסקי שאמר שהוא מעולם לא פגש עסק מבולגן שהוא גם מצליח, חייבת להודות, שאני דווקא כן פגשתי, אבל ללא ספק שאותו עסק יכל להצליח הרבה יותר אם היה מתנהל מתוך סדר ושיטה.

גם הפסיכולוגיה הארגונית המסורתית מדברת על קשר הדוק בין סדר וארגון עסקיים לצמיחה, ולטענת הוגים כגון וובר ואדיג'ס לא יתכנו גדילה ויציבות עסקית ללא קיומם של סדר ונהלים.

שנים של עבודה עם בעלי/ות עסקים למדו אותי שהאתגר המרכזי העומד בין עסק מסודר ומנוהל בשליטה ובהירות לבין עבודה תוך לחץ כיבוי שריפות ובלגן תלויה ביכולת של מובילי העסק להתעלות מעל השוטף- לפנות זמן, ולעיתים גם משאבים נוספים, בכדי לייצר סדר וארגון.

אבל לא רק. אני חושבת שאת הבלגן וחוסר השיטתיות קיבלנו "בילד אין" כחלק מסביבה עסקית – ישראלית- זה קשור גם למנטאליות.

לפני מיליון שנים, כשהייתי סטודנטית לתואר שני MBA במנהל עסקים, עשיתי קורס על חברות גלובליות שצמחו מסטארט אפ טכנולוגי. זוכרת היטב את המרצה מנתחת את ההבדל בין ישראל ופינלנד. שתי מדינות עם כמות שווה של כמות סטרטאפים ביחס למספר תושבים (נכון לאותה תקופה)- בעוד פינלנד הצמיחה חברות גלובאליות כגון נוקיה, ישראל, מעצמת האקזיטים, לא הצמיחה אף חברה בינלאומית. הניתוח האקדמי של המרצה הוביל למסקנה חד משמעית שההבדל נעוץ במנטאליות.

מטר של אסימונים נפל על ראשי - אנחנו אומה של רצי ספרינט, מחפשים הצלחות מהירות, סיפוקים מהירים ובאופן כללי נוטים לנקוט בשיטת ה- "הכל יסתדר עוד מעט".

אז, למה צריך סדר בעסק? או אלוהים נמצא בפרטים הקטנים Ø חסכון בכסף- יעילות- הרבה כסף מסתתר בתוך בלגן. כשאין סדר ושיטה, בעסקים רבים נוצא מצב שלשני עובדים יש הגדרות תפקיד חופפות או לחילופין יש משימות שאין להן אבא ואמא. Ø סדר מאפשר שליטה וזיהוי נקודות בעיתיות במהירה- נתונים מספריים שלא מאורגנים בדוחות לא מאפשרים הסקת מסקנות חכמה, כפל הוצאות, ספקים לא מספיק טובים שלא מנוהלים. בלגן עולה לכם כסף. ועולה לכם גם במידה ההצלחה. Ø סביבה מסודרת משפיעה על השלווה והרוגע, עוזרת לעשות סדר במחשבות ולהתמודד נכוחה עם המציאות- בלגן הוא שואב אנרגיה. בדיוק כמו שערמת ניירת או מגירה מבולגן עושה "רעש בראש" בדיוק כך בלגן עסקי שואב שקט נפשי. Ø סדר מיצר הרמוניה בין שותפים- המון פעמים חלוקי דעות בין שותפים קורים כשאחד מהשותפים הולך עם תחושה שאין איזון בחלוקת ההשקעה. סדר מאפשר לראות את המשימות ולייצר חלוקת אחריות הוגנת ומסודרת. Ø סדר מאפשר להוציא את המיטב מהעובדים- אנשים מנהלים טוב כשיש להם מטרה ברורה, הם חלק מחזון גדול, יש להם יעדים מדידים ותחומי האחריות והמשימות שלהם מוגדרות היטב. Ø סדר ותכנון מאפשר לנו הסתכלות שנתית על עסק, מאפשר עבודה עם תוכניות עבודה שנתיות – ומייצר וודאות לגבי התזרים. אנחנו רואים את תחזית ההכנסות השנתית ויכולים לקחת בחשבון חגים, מועדים, עונתיות ולהיערך בהתאם.

מהם השלבים ביצירת סדר בעסק?

1. אבחון עסקי הוא תהליך בדיקה מקיף של העסק- אסטרטגית, פיננסית, שיווקית, שירותית, כוח אדם, מבנה ארגוני, תהליכים. המטרה כאן היא להצביע על האופן בו מתבצע ניהול עסק נתון בפועל, ובכך לראות מהן הנקודות החזקות ביותר בו, ולעומת זאת – איזה שיפורים יביאו להגדלת קצב הצמיחה והרווחיות. אבחון מקיף ומעמיק, הכרחי בדרך ליצירת סדר ושיטה. לאחר ביצוע סקר, מגבשים תוכנית עסקית שתבטא את האופן בו ניתן למקסם את התנהלותו ולהגשים את החזון שלו במציאות.

2. הגדרת אסטרטגיה עסקית- גיבוש התמונה הגדולה של העסק, המקום אליו העסק הולך, כוכב הצפון. האסטרטגיה העסקית מבוססת על החזון, המטרות, הערכים ודרכי הפעולה. בנוסף, על הרחבת נקודת המבט ובחינת הסביבה העסקית – מתחרים קיימים ומתחרים פוטנציאליים, חסמי כניסה וכדומה. שקלול של פרמטרים אלו יסייע בבחירת האסטרטגיה האופטימאלית עבור הפעילות וממנה ניתן לגזור יעדים כמותיים ואת תוכניות העבודה. כמו כן, אסטרטגיה עסקית נכונה מקלה על החברה בעתות משבר ובאתגרים עסקיים.

3. הגדרת יעדים מדידים- אם לא יודעים לאן צריך להגיע כל דרך היא טובה...

יעדים מדידים הופכים את כל הסיפור לפרקטי. הגדרת היעדים צריכה להיות שאפתנית אך ריאלית, סבירה אך מותחת גבולות. כזו שמאתגרת לפעול מחוץ לאזור הנוחות, לחזק שרירים, לשפר התנהלות ולהתחייב.

יעדי ביניים מלמדים אותנו האם אנחנו בדרך או הלכנו לאיבוד.

4. הכנת תוכניות עבודה- לתכנית העבודה יש ארבע רגליים: יעדים מדידים, משימות או פעולות לביצוע, אחראי לכל משימה ולוח זמנים להשלמתה. תוכניות העבודה טובות מפרטות בבהירות את כל הצעדים שיש לעשות כדי להגיע ליעדים, הן למעשה מדריך המפרט את האופן שבו נשיג את היעדים שהגדרנו.

5. מבנה ארגוני, תחומי אחריות, הגדרות תפקיד ותהליכי עבודה- המבנה הארגוני אמור לספק לארגון מכל סוג שהו, את הבסיס והיכולת הניהולית, להשיג את המטרות אשר לשמם הוא קיים. בארגון עסקי תהליכים ארגוניים נועדו לתמוך באופן יעיל בתהליכים עסקיים, ולאפשר להם להתבצע באופן המיטבי. תהליכים ארגוניים ממומנים על ידי תהליכים עסקיים, ושזורים בכל חלקי הארגון בדומה לכלי הדם בגוף האדם.

6. בקרה ודוחות- הגדרת נתוני המפתח בעסק או מפתחות הנתונים בעסק, המדדים והדוחות שיבחרו על מנת למדוד את הביצועים וההישגים של העסק, בלעדיהם מאוד קשה לנהל. הכוונה לנתונים שאמורים לבטא את תהליכי המפתח לצמיחה. מאין לוח שעונים עסקי- דש בורד עם כל המדדים החשובים המספקים חיווי על ביצועי העסק. בעסק מסויים המדד הקובע יהיה כמות הלידים הנכנסים ובעסק אחר משך חיים ממוצע של לקוח או אחוז רווחיות מסך ההכנסה. כדאי לכל עסק להגדיר את הדוחות והנתונים שעליו לבקר על מנת לוודא שאנחנו מתקדמים אל עבר היעד.

שיטה, סדר, תהליכים, בקרה, דוחות – כל אלה מצריכים התעלות מעל השוטף ולוקח זמן עד שהם מראים תוצאות. אבל הם יקרים מפז.

האביב פה, זה הזמן לעשות סדר בעסק ולהביא לפרץ חדש אנרגיה.

חג אביב שמח!

בהצלחה!!!