דילמה בצמיחה עסקית- מתי כדאי להתחיל להעסיק עובדים?

אחת הדילמות הכי נפוצות ש"תוקעות" בעלי עסקים בצמיחה עסקית, היא מתי להתחיל להעסיק עובדים. השאלה הזו עולה בדרך כלל, כשהעסק שאתם מנהלים מצליח מאד, הפניות מתרבות ואתם לא עומדים בעומס. הדילמה הזו, פוגשת עסקים מצליחים שעובדים במודל ריכוזי, כשרוב הפעילות העסקית נסובה סביב פרסונה מוכשרת אחת – עורך דין, אדריכל, יועץ ארגוני וכד', או עסקים שמשווקים שירות או מוצר ייחודיים.

הדילמה מתעוררת, כי במקום ליהנות מההצלחה העסקית שעבדתם כל כך קשה עבורה, אתם מוצאים עצמכם משלמים עליה מחיר אישי כבד ולא פעם, ובמקום שהעסק שלכם יעבוד עבורכם אתם הופכים להיות קורבנות שלו- בשחיקה, בלחץ ובעומס.

דילמת העסקת עובדים נפוצה מאד בקרב עסקים קטנים שבנויים סביב איש מקצוע, שירות או מוצר ייחודי והשאלות הרווחות הן – כיצד יודעים מתי הגיע הזמן להעסקת עובדים, האם המחזורים באמת גדולים מספיק כדי לאפשר תשלום משכורת קבועה נוספת לאורך כל השנה והאם ההעסקה הקבועה תשתלם במושגים של צמיחה עסקית. ולא פחות חשוב - איך לבחור עובדים מהימנים שישמרו על הסודות המקצועיים ולא ייקחו בעתיד לקוחות. התשובות לשאלות המהותיות האלה - במאמר שלפניכם.

עסק במילכוד

עדי (שם בדוי) מגבעתיים, היא שפית פרטית שצברה במשך שנים, ביסודיות ובמקצועיות קליינטורה נאמנה שהביאה לה באמצעות המלצות עוד ועוד לקוחות. בעשר אצבעות, בעבודה קשה, העסק הלך וצמח, כל מנה שעדי הכינה הייתה עשויה מחומרי גלם מעולים ומעוצבת עד לעלעל האחרון ושמה הלך לפניה, עד כדי כך, שהיו פניות שעדי לא יכולה הייתה לקבל והפנתה בלב כבד לקולגות שלה. העיסוק האינטנסיבי בקניות, בהרכבת התפריטים מותאמים ללקוח ובבישול, גזלו מעדי את כל זמנה הפנוי. היא הגיעה אליי כשהיא נושקת לגיל 35, אחרי פרידה מבן זוגה אליו לא הצליחה להתפנות, בדילמה קשה. "העסק עובד טוב מדיי", היא אמרה, "עד כדי כך שאין לי חיים חוץ ממנו. אבל אין לי שום כוונה לסגור אותו בשביל זוגיות ואם אעסיק עובדים לא אוכל לשלוט בכל המרכיבים. אולי נגזר עליי להישאר ככה. אין לי שום תכנית, מה אני יכולה לעשות?". עדי היתה מתוסכלת.

המשמעויות

כמו עדי, בעלי עסקים רבים מגיעים לשחיקה ולנקודת מפנה כאשר לאורך זמן, ההצלחה של העסק שלהם הייתה תלויה רק בהם. הם מגיעים למצב שבו במקום שהעסק שלהם יעבוד עבורם, הם הופכים לעבדים שלו - הם הרי מוכרים שירות תמורת זמן והעסק תלוי בהם לחלוטין, עד כדי כך שהם לא יכולים לקחת חופש, לנסוע לחו"ל או אפילו להיות חולים. ולא רק זה, אלא שלמרות שהם עובדים נון סטופ, הם לא מצליחים להגיע לכל הלקוחות והעסק במקום להתפתח שיווקית ועסקית, הולך אחורה. אז איך יוצאים מהפלונטר?

השעבוד הזה אינו גזירת גורל. גם לא אובדן הלקוחות והקיפאון בפיתוח העסקי. נכון, זה מלחיץ לשחרר, מפחיד לחשוף את הסודות העסקיים ולהתחייב מראש למשכורת שנתית. אבל כמו תמיד, בניתוח ותכנון נכון – העסקת עובדים היא אופציה אפשרית בהחלט.

איך עושים את זה?

כמו בהרבה דברים אחרים, השינוי מתחיל קודם כל בראש... בעל העסק צריך להיות מוכן לשחרר סמכויות ועשייה שעשה עד כה בעצמו, ולהבין שעל מנת לצמוח עסקית ולשפר את איכות החיים כדאי לו להעסיק עובדים.

שנית, בונים תוכנית עסקית מקיפה לפעילות של עסק שעובד ממש כמכונה משומנת.

שלבים בתכנון צמיחה

• הגדרת החזון העסקי הנשען על תחושת השליחות הפנימית, על התשוקה והתועלות. דייקו אותו לרמת elevator pitch עד כי יהיה נהיר לכם ולכל מי שתחפצו שיחלוק עמכם את חדוות העשייה.

• 
  

• בנו שיטה מדוקדקת לפרטים, המאפשרת לשכפל את ייחודיות העסק. שיטה המשוכתבת למדריך – ממש כמו חוברת הפעלה מדויקת לעסק שלכם שנאמנה לחלוטין לחזון ולכוונות העסקיות ושטביעת האצבע הייחודית שלכם מתנוססת לאורכה ולרוחבה. טביעת האצבע הזו, קריטית להמשך הזיהוי של העסק שלכם אתכם ועם הייחודיות המקצועית שלכם. בשירותים שמספקת מעצבת פנים למשל, אפשר לבנות מתודה לפיה מעצבת הפנים מעורבת בסגירת העסקה אך הפרוצדורה של ההסכם והגבייה נעשית על ידי עובד. המעצבת מכינה את הגריד העיצובי, אבל מי שמכין את הדגמים או את ההדמיה בפועל – הוא העובד כאשר המעצבת מאשרת את הגרסה הסופית. גם העבודה מול קבלן השיפוצים יכולה להיעשות ברמה היומיומית באמצעות העובד, תוך בקרה של המעצבת. בשירות משפטי הניתן על ידי עורך דין, אפשר לבנות שיטה באמצעותה עורך הדין מעורב בהליך הסגירה, בבניית הקייס המשפטי או בהתוויה העקרונית של הסכם מסוים, אבל אחרים מבצעים. הרעיון הוא לייצר תהליך שירות, בו הפרסונה שבזכותה השירות מבוקש, נמצאת בצמתים החשובים אך לא מבצעת את כולו מתחילתו ועד סופו.

• 
  

• הגדירו יעדים פיננסיים - מתחילים מהרווחיות (כן, כן הפוך ממה שרגילים) - מגדירים רווחיות רצויה, ובונים תוכנית פיננסית מדויקת הממחישה כיצד מגיעים למטרות באמצעות כוח אדם (הוצאות שכר), תפעול, תקציב שיווק וכד'

• 
  

• אחרי שהשיטה בנויה, והתמונה הפיננסית בהירה, ממשיכים להגדרות תפקיד מדויקות אשר שומרות על הגבולות והאינטרסים העסקיים, בונים תהליכי עבודה שלב אחרי שלב ובהתאם לזה, מייצרים את הפרופיל הרצוי של העובד שמתאים לעסק שלכם, לדרישות שלו ולפוטנציאל העסקי. כאן, כוללים את כל הביטחונות המתאפשרים בחוק על מנת להבטיח את הסודיות העסקית שלכם.

• 
  

• מגבשים תוכנית שיווק הנשענת על ייחודיות ומסרים מדויקים וכוללת ניתוח עונתי של פעילות, פיתוח עסקי שעד כה לא התאפשר לכם לבצע בגלל קוצר הזמן, וגם את נקודות האיזון והיחסיות בין עלות העובדים לבין הרווחיות הצפויה, אותה כמובן, חישבתם בזהירות הראויה והיא מושתת על הגדלת הרווחים אל מול הרחבת ההוצאות.

• 
  

• עכשיו, בונים תוכנית ביצוע שמאפשרת לכל התוכניות לצאת אל הפועל וכוללת לוחות זמנים, תוואי פעילות, עקרונות לעבודה משותפת ואת כל האלמנטים הרלוונטיים הנוספים.

מה קרה לעדי?

עדי לקחה נשימה עמוקה ויחד בנינו תוכנית עסקית ובה כללנו את כל המרכיבים המפורטים פה, וגם יצרנו תיאור תפקיד מדויק עבור העובדים הרצויים לה. היא ביצעה הליכי גיוס כשהיא יודעת בדיוק מה היא מחפשת, איזה מבנה אישיות יתאים לעסק שלה ויחלוק עמה את המחויבות. היא בדקה המלצות של מעסיקים אחרים, חיפשה בראיונות את התשוקה והאמת הפנימית של המרואיינים שלה ולבסוף גייסה עובד ועובדת שעמם עבדה על פי השיטה שבנתה –

עדי מעורבת בכל עסקה ונותנת יחס אישי ללקוחות שלה בסגירה, היא זו שמכינה את התפריט ויוצרת את המתכונים למנות, אולם היא כבר לא רצה לקניות, לא היא מפנה ושוטפת את הכלים באירועים הקטנים שהיא עושה והיא אינה זו שמפרידה את העלים של הפטרוזיליה מהגבעולים. הבישול באירועים נחלק בין עדי לעובדיה, כשלא תמיד היא מובילה בפועל את המטבח, אבל תמיד אחראית על מה שמתבשל ומוגש. עדי, נישאה לבן זוגה, יש לה ילדה קטנה ומלאת מרץ כמוה ועסק מצליח. מאד.

אז אם גם אתם מצויים בנקודה בה התחושה היא שלעסק שלכם יש פוטנציאל התרחבות שהוא מעבר ליכולות ניהול של אדם אחד, אם גם אתם נשאבים אליו ללא פרופורציות אבל חוששים, פנו את עצמכם כדי לנתח, לבדוק ולתכנן בקפידה. זו אולי ההשקעה הכי טובה שתעשו במעט הזמן הפנוי שלכם.